Apps, E-Mail und Kalender
Welche Apps der KI zur Verfügung stehen, wie du Apps verbindest und wie du E-Mail und Kalender einrichtest und nutzt.
Apps erweitern, was die KI im Chat für dich tun kann – zum Beispiel im Internet suchen, deine E-Mails lesen oder auf Dienste deiner Firma zugreifen. Dein Admin legt fest, welche Apps verfügbar sind.
Apps-Übersicht
Wähle Apps in der Seitenleiste. Du siehst alle Apps, die der KI im Chat zur Verfügung stehen.
Eingebaute Apps
| App | Was die KI damit kann |
|---|---|
| Websuche | im Internet suchen und aktuelle Informationen finden |
| URL-Abruf | den Inhalt einer Webseite lesen |
| Wissensdatenbank | deine Dokumente durchsuchen und lesen (siehe Wissensdatenbank) |
| deine E-Mails lesen und durchsuchen | |
| Kalender | deine Termine lesen und durchsuchen |
Zeigt eine Karte Nicht konfiguriert, musst du die App erst einrichten – klicke dazu auf Konfigurieren.
Die KI nutzt Apps selbstständig, wenn sie für deine Frage hilfreich sind. Du musst sie im Chat nicht extra einschalten. Rechnen kann die KI übrigens immer.
Weitere Apps verbinden
Dein Admin kann zusätzliche Apps freigeben, etwa für Dienste, die deine Firma nutzt. Sie erscheinen ebenfalls in der Übersicht. Unter Mehr Infos findest du gegebenenfalls Hinweise deines Admins.
Je nach App gilt:
Von deiner Firma bereitgestellt: Die App ist bereits für alle eingerichtet. Du musst nichts tun.Nicht verbunden: Die App braucht deine persönliche Anmeldung. WähleVerbinden. Entweder wirst du zur Anmeldeseite des Dienstes weitergeleitet und kehrst danach zurück, oder du gibst deine Zugangsdaten direkt ein. Deine Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert und nicht wieder angezeigt.Verbunden: Die App ist einsatzbereit. MitNeu anmeldenbzw.Ersetzenerneuerst du deine Anmeldung, mitTrennenhebst du die Verbindung auf.- Fehler: Die Verbindung funktioniert gerade nicht. Wähle
Erneut versuchenoder melde dich neu an.
Aktionen bestätigen
Bei manchen Aktionen fragt die KI im Chat erst um Erlaubnis. Du siehst dann eine Karte mit einem Schild-Symbol, die erklärt, was die KI vorhat und mit welchen Angaben.
Erlauben(oderEnter): Die KI führt die Aktion aus.Ablehnen(oderEsc): Die Aktion wird nicht ausgeführt.
Antwortest du nicht innerhalb von fünf Minuten, gilt die Anfrage als abgelehnt. Welche Aktionen eine Bestätigung brauchen, legt dein Admin fest.
Nur lesen
Mit der E-Mail-App kann die KI deine Postfächer lesen und durchsuchen. DenkBox kann keine E-Mails senden, verschieben oder löschen. Deine Postfächer bleiben also unverändert.
E-Mail einrichten
Apps › E-Mail. Ist noch kein Konto eingerichtet, öffnet sich direkt die Einrichtung.Gmail, Outlook oder Eigener IMAP.Hostname und Port ein und lässt SSL verwenden eingeschaltet. Diese Angaben findest du in der Hilfe deines E-Mail-Anbieters.Google-Anleitung öffnen und Microsoft-Anleitung öffnen zeigen dir, wie du es erstellst.Testen und Speichern.Mit E-Mail-Konto hinzufügen kannst du bis zu zehn Konten einrichten. Die Zugangsdaten gelten nur für dein eigenes Konto. Über Konfiguration bearbeiten änderst oder entfernst du Konten später.
Postfach ansehen
Unter Apps › E-Mail siehst du deine Konten mit ihren Ordnern und der Anzahl ungelesener Nachrichten. Wähle einen Ordner, um die E-Mails zu sehen, und klicke auf eine E-Mail, um sie zu lesen. Bilder in E-Mails werden zu deinem Schutz zunächst blockiert. Mit Bilder laden zeigst du sie an.
Mit Neuer Chat mit E-Mail startest du direkt einen Chat zu der geöffneten E-Mail.
E-Mail im Chat nutzen
Du kannst die KI einfach nach deinen E-Mails fragen, zum Beispiel:
- „Habe ich heute wichtige E-Mails bekommen?“
- „Fasse die letzte E-Mail von Frau Müller zusammen.“
- „Welche Aufgaben ergeben sich aus den Mails dieser Woche?“
- „Formuliere eine freundliche Antwort auf diese E-Mail.“
Die Antwort-Mail versendest du anschließend selbst aus deinem E-Mail-Programm.
Kalender
Nur lesen
Mit der Kalender-App kann die KI deine Termine lesen und durchsuchen. DenkBox kann keine Termine anlegen oder ändern.
Kalender einrichten
Apps › Kalender. Ist noch kein Kalender eingerichtet, öffnet sich direkt die Einrichtung.Kalender hinzufügen.URL deines Kalenders ein. Das kann ein Kalender aus Nextcloud, iCloud, Google und vielen anderen Diensten sein oder ein öffentlicher Kalender-Link (ICS).Benutzername und Passwort ein. Bei manchen Diensten brauchst du ein App-Passwort.Farbe.Hinzufügen.Du kannst bis zu zehn Kalender einrichten. Die Kalender-Adresse findest du meist in den Einstellungen deines Kalenderdienstes.
Kalender ansehen
Unter Apps › Kalender siehst du deine Termine. Wechsle zwischen Monat, Woche, Tag und Agenda und blättere mit Heute, Zurück und Weiter. Ein Klick auf einen Termin zeigt Zeit, Kalender und Ort.
Kalender im Chat nutzen
Frage die KI einfach nach deinen Terminen:
- „Was steht diese Woche an?“
- „Bereite mich auf meinen nächsten Termin vor.“
- „Habe ich am Donnerstag Nachmittag noch Zeit?“
E-Mail und Kalender in Automationen
E-Mail und Kalender lassen sich auch in Automationen verwenden – etwa um bei jeder neuen E-Mail automatisch eine Zusammenfassung zu erstellen oder jeden Morgen einen Tagesüberblick zu bekommen.
Häufige Probleme
- Eine App fehlt: Dein Admin hat sie nicht freigegeben.
Nicht konfiguriert: Richte die App überKonfigurierenein.- Die E-Mail-Verbindung schlägt fehl: Prüfe Adresse, Passwort und Servereinstellungen. Bei Gmail und Outlook muss der IMAP-Zugriff aktiviert sein, und du brauchst ein App-Passwort.
- Der Kalender zeigt keine Termine: Prüfe die Kalender-Adresse und deine Zugangsdaten.
- Websuche oder URL-Abruf funktionieren nicht: Der Internetzugang ist möglicherweise ausgeschaltet. Wende dich an deinen Admin.