Automationen verwenden

Automationen erledigen wiederkehrende Aufgaben für dich – auf Knopfdruck, nach Zeitplan oder sobald eine neue E-Mail eintrifft. Eine Automation besteht aus Schritten, die nacheinander ablaufen, und aus Ausgaben, die dir am Ende das Ergebnis zeigen.

Beispiele:

• jeden Morgen eine Zusammenfassung der Termine des Tages
• eingehende Kundenanfragen vorsortieren und eine Antwort vorschlagen
• wöchentlich einen Recherchebericht zu einem Thema erstellen
• ein hochgeladenes Dokument immer nach demselben Schema auswerten

AutomationsübersichtAnker-Link kopieren

Wähle Starte Automation in der Seitenleiste. Du siehst alle deine Automationen als Karten. Über das Suchfeld findest du eine bestimmte Automation schnell wieder.

Jede Karte zeigt:

• den Namen und den Auslöser: Manuell, Geplant, E-Mail oder Deaktiviert
• die Schritte als kleine Symbole
• die letzten fünf Durchläufe – grün für erfolgreich, rot für fehlgeschlagen. Mit Zeige alle … Durchläufe öffnest du die vollständige Liste.
• die Schaltfläche Starten

Über das Menü … einer Karte kannst du:

• Umbenennen
• Bearbeiten
• Duplizieren
• Als Vorlage speichern
• Deaktivieren bzw. Aktivieren – eine deaktivierte Automation läuft nicht mehr, bleibt aber erhalten
• Löschen

Neue Automation erstellenAnker-Link kopieren

Mit Vorlage startenAnker-Link kopieren

Die Vorlage bringt bereits alle Schritte und den passenden Auslöser mit. Du kannst sie anschließend im Editor weiter anpassen.

Selbst erstellenAnker-Link kopieren

AuslöserAnker-Link kopieren

Der Auslöser bestimmt, wann die Automation läuft.

ManuellAnker-Link kopieren

Du startest die Automation selbst per Knopfdruck. Nur bei manuellen Automationen kannst du beim Start Eingaben machen, zum Beispiel einen Text eintippen oder eine Datei hochladen.

GeplantAnker-Link kopieren

Die Automation läuft automatisch im Hintergrund nach Zeitplan. Unter Wiederholung wählst du:

• Täglich, Wöchentlich, Wochentags (Mo–Fr), Wochenende (Sa & So) oder Monatlich – jeweils mit einer Uhrzeit
• Stündlich – zu einer bestimmten Minute jeder Stunde
• Intervall – alle 5 bis 60 Minuten

Neue E-MailAnker-Link kopieren

Die Automation startet automatisch, sobald in einem bestimmten Ordner – oder in Alle Ordner – eine neue E-Mail eingeht. Diese Option gibt es nur, wenn du ein E-Mail-Konto eingerichtet hast. Solche Automationen kannst du nicht manuell starten.

Der EditorAnker-Link kopieren

Über Bearbeiten öffnest du den Editor. Alle Änderungen werden automatisch gespeichert – du musst nichts manuell sichern.

Im Kopfbereich findest du:

• den Namen – klicke darauf, um ihn zu ändern
• den Auslöser – bei Zeitplan und Neue E-Mail kannst du hier Zeitplan bzw. Ordner anpassen
• Starten, um die Automation direkt auszuprobieren
• Hilfe mit einer kurzen Einführung
• das X, um den Editor zu schließen

Schritte hinzufügenAnker-Link kopieren

Die Schritte laufen von oben nach unten. Ziehe sie mit der Maus, um die Reihenfolge zu ändern.

Die Schritte im ÜberblickAnker-Link kopieren

Eingaben – nur bei manuellen Automationen. Sie werden beim Start abgefragt:

Verarbeiten:

Daten holen:

Ergebnisse weitergeben (Variablen)Anker-Link kopieren

Jeder Schritt legt sein Ergebnis unter einem Namen ab, dem Variablen-Name. In späteren Schritten kannst du dieses Ergebnis einsetzen. Am einfachsten klickst du dazu auf die Schaltflächen unter einem Textfeld – dort stehen alle Ergebnisse, die bis dahin verfügbar sind. Eingesetzte Ergebnisse erscheinen blau umrandet.

Du kannst den Namen auch von Hand in doppelten geschweiften Klammern schreiben, zum Beispiel {{anfrage}}.

Beispiel:

Bei Automationen mit dem Auslöser Neue E-Mail stehen dir außerdem Betreff, Absender, Datum und Text der eingegangenen E-Mail zur Verfügung.

AusgabenAnker-Link kopieren

Ausgaben legen fest, was du am Ende eines Durchlaufs angezeigt bekommst. Wähle Ausgabe hinzufügen:

• Text Ausgabe: zeigt einen Text an, meist das Ergebnis eines AI-Schritts. Überschriften, Listen und Tabellen werden schön formatiert.
• Original E-Mail: zeigt bei E-Mail-Automationen die E-Mail an, die den Durchlauf ausgelöst hat.

Automation startenAnker-Link kopieren

Geplante und E-Mail-Automationen laufen von selbst, solange sie aktiviert sind.

Ergebnisse ansehenAnker-Link kopieren

Nach dem Start siehst du den Durchlauf live: Ein Fortschrittsbalken zeigt, welcher Schritt gerade läuft. Ist die Automation fertig, erscheinen deine Ausgaben – oder eine Fehlermeldung, falls etwas schiefgegangen ist. Mit Erneut ausführen startest du sie noch einmal.

Neue Ergebnisse erscheinen auch unter Letzte Automationen in der Seitenleiste. Ungelesene Ergebnisse sind mit einem Punkt markiert.

Alle DurchläufeAnker-Link kopieren

Über Durchläufe bzw. Zeige alle … Durchläufe siehst du alle bisherigen Durchläufe einer Automation mit Status, Startzeit, Dauer und einer Vorschau des Ergebnisses. Ist viel los, kann ein Durchlauf kurz In Warteschlange stehen, bevor er startet. Nicht mehr benötigte Durchläufe kannst du auswählen und mit Auswahl löschen entfernen.

Als Vorlage speichernAnker-Link kopieren

Eine gelungene Automation kannst du als Vorlage speichern und wiederverwenden:

Automationen von außen startenAnker-Link kopieren

Automationen lassen sich auch aus anderen Programmen starten. Den Link Automationen unterstützen die API findest du in der Übersicht. Dort wählst du eine Automation und erhältst fertige Beispiele für deine IT. Dafür brauchst du einen API-Schlüssel aus deinem Profil.

TippsAnker-Link kopieren

• Beginne mit einer Vorlage, wenn es eine passende gibt.
• Probiere neue Automationen erst manuell mit kleinen Beispielen aus, bevor du sie nach Zeitplan laufen lässt.
• Vergib kurze, verständliche Namen für Ergebnisse, etwa anfrage oder zusammenfassung.
• Nutze Bedingung, damit eine Automation nur weiterläuft, wenn es wirklich etwas zu tun gibt.
• Schau bei geplanten Automationen ab und zu in die Durchläufe, ob alles wie gewünscht klappt.