Wissensdatenbank verwenden
Dokumente und Ordner hochladen, im Chat nutzen, ansehen, herunterladen, löschen und externe Quellen verbinden.
In der Wissensdatenbank sammelst du Dokumente, auf die die KI im Chat zugreifen kann. So bekommst du Antworten, die auf deinen eigenen Unterlagen beruhen – etwa Verträgen, Handbüchern oder Projektordnern.
Wissensdatenbank öffnen
Wähle Wissensdatenbank in der Seitenleiste. Fehlt der Eintrag, hat ein Admin die Wissensdatenbank nicht freigeschaltet.
Persönlich oder unternehmensweit
Es gibt zwei Bereiche:
- Meine Dateien und Ordner (
Persönlich): Nur du siehst und nutzt diese Inhalte. Du kannst sie selbst hochladen und löschen. - Unternehmensweite Dateien und Ordner (
Unternehmen): Diese Inhalte stehen allen Nutzer:innen zur Verfügung. Hochladen und Löschen dürfen nur Admins.
Auf jeder Karte siehst du, wie viele Dokumente und Ordner bereits darin liegen. Ein Klick öffnet den Bereich.
Daneben können weitere Karten erscheinen:
- Synchronisierte Quellen des Unternehmens, zum Beispiel ein Netzlaufwerk, das ein Admin eingerichtet hat. Du kannst sie im Chat nutzen, aber nicht verändern.
- Deine eigenen externen Quellen, falls du welche verbunden hast (siehe unten).
Dateien hochladen
Meine Dateien und Ordner.Hochladen – oder klicke darauf und wähle Datei oder Ordner.Wird indiziert….Sobald eine Datei fertig ist, bestätigt DenkBox das mit einer Meldung. Erst dann kann die KI den Inhalt im Chat finden. Große Ordner können einige Zeit dauern – du kannst in der Zwischenzeit weiterarbeiten, auch wenn du die Seite verlässt.
Als Admin kannst du auf dieselbe Weise unter Unternehmensweite Dateien und Ordner Inhalte für alle hochladen.
Tastenkürzel:
Cmd/Ctrl+U: persönliche Datei hochladenShift+Cmd/Ctrl+U: unternehmensweite Datei hochladen (nur Admins)
Welche Dateien funktionieren?
Typische Dateien sind PDFs, Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien, Textdateien und Bilder. Auch eingescannte Dokumente und Bilder mit Text werden gelesen. Sehr große oder ungewöhnliche Dateien können fehlschlagen – DenkBox zeigt dann eine Fehlermeldung.
Dokumente ansehen und herunterladen
Download lädst du die Originaldatei herunter.Ordner kannst du aufklappen, um die enthaltenen Dateien zu sehen.
Dokumente und Ordner löschen
….Löschen und bestätige.Unwiderruflich
Gelöschte Inhalte stehen der KI sofort nicht mehr zur Verfügung. Beim Löschen eines Ordners werden alle Dokumente darin mit entfernt. Unternehmensweite Inhalte können nur Admins löschen.
Wissensdatenbank im Chat verwenden
In jedem Chat entscheidest du, welche Inhalte die KI durchsuchen darf:
Wähle unter Wissensdatenbank für diesen Chat die gewünschten Quellen aus:
Persönliche WissensdatenbankGlobale Wissensdatenbank(die unternehmensweiten Inhalte)- einzelne verbundene Quellen, jeweils mit ihrem Namen
Ist mindestens eine Quelle ausgewählt, leuchtet das Buch-Symbol gelb. Ohne Auswahl nutzt die KI die Wissensdatenbank nicht. Mit Alle abwählen schaltest du sie für den Chat wieder ab.
Die KI sucht dann selbstständig passende Stellen, liest bei Bedarf ganze Dokumente und nennt dir die Quellen, aus denen ihre Antwort stammt. Du siehst das im Chat an Einträgen wie Wissensdatenbank oder Dokument lesen.
Gute Fragen an die Wissensdatenbank
- „Fasse die wichtigsten Punkte aus dem Rahmenvertrag zusammen.“
- „Welche Fristen werden in den Dokumenten genannt?“
- „Vergleiche die Anforderungen aus Angebot A und Angebot B.“
- „Erstelle eine Checkliste aus unserem Prozesshandbuch.“
Externe Quellen verbinden
Statt Dateien einzeln hochzuladen, kannst du auch einen Speicherort verbinden, an dem deine Dateien schon liegen – zum Beispiel deine Nextcloud oder ein Netzlaufwerk. DenkBox hält die Inhalte dann automatisch aktuell:
- Neue Dateien werden automatisch übernommen.
- Geänderte Dateien werden neu eingelesen.
- Gelöschte Dateien verschwinden auch aus der Wissensdatenbank.
Das lohnt sich vor allem für Ablagen, die sich laufend ändern.
Diese Speicherorte werden unterstützt
| Art | Geeignet für |
|---|---|
| WebDAV | Nextcloud, ownCloud, NAS-Systeme wie Synology oder QNAP |
| SMB | Windows- oder Samba-Netzwerkfreigaben, klassische Firmen-Fileserver |
| S3 | Objektspeicher wie AWS S3 oder MinIO |
| SFTP | Server, auf die du per SFTP zugreifen kannst |
Quelle hinzufügen
Externe-Quelle hinzufügen.Verbindung testen. Bei Verbindung erfolgreich kannst du speichern.Tipp
Die Zugangsdaten bekommst du meist von deiner IT oder aus den Einstellungen deines Speicherdienstes. Bei Nextcloud und ownCloud solltest du ein App-Passwort statt deines normalen Passworts verwenden.
Persönliche Quellen siehst nur du. Quellen für das ganze Unternehmen richtet ein Admin ein.
Quelle verwalten
Auf der Karte einer Quelle siehst du, wann sie zuletzt abgeglichen wurde und ob dabei ein Fehler aufgetreten ist. Während eines Abgleichs zeigt die Karte den Fortschritt an.
Über das Menü … kannst du:
Jetzt synchronisieren: sofort abgleichen, statt auf den nächsten automatischen Abgleich zu wartenSynchronisierung abbrechen: einen laufenden Abgleich stoppenBearbeiten: Name oder Zugangsdaten ändern oder die Quelle mitAktivvorübergehend abschaltenLöschen: die Quelle mit allen daraus übernommenen Inhalten entfernen – die Dateien am ursprünglichen Speicherort bleiben unberührt
Hinweise zum Datenschutz
- Lade vertrauliche oder personenbezogene Dokumente nur hoch, wenn du dazu berechtigt bist.
- Unternehmensweite Inhalte sind für alle sichtbar – prüfe sie vor dem Hochladen besonders sorgfältig.
- Lösche veraltete Dokumente, damit die KI nicht mit alten Informationen antwortet.
Häufige Probleme
- Die KI nutzt meine Dokumente nicht: Prüfe, ob im Chat über das Buch-Symbol eine Quelle ausgewählt ist und ob die Datei fertig verarbeitet wurde.
- Ein Ordner wird lange verarbeitet: Große Ordner brauchen Zeit. Du kannst die Seite verlassen und später wiederkommen.
- Löschen ist nicht möglich: Unternehmensweite Inhalte können nur Admins löschen.
- Keine Vorschau: Manche Dateiarten lassen sich nicht direkt anzeigen. Der
Downloadfunktioniert trotzdem. - Eine Quelle zeigt einen Fehler: Prüfe Adresse und Zugangsdaten über
Bearbeitenund teste die Verbindung erneut.