Success Story
KI im Kundenservice: Wie DenkBox den Kundenservice um eine ganze Stelle entlastet
Mit der DenkBox automatisiert ein fünfköpfiges Serviceteam die Ticketbearbeitung, nutzt vorhandenes Wissen effizienter und reduziert Reaktionszeiten signifikant.
Vom Support-Tool zum zentralen Wissenssystem
Die DenkBox fungiert nicht nur als Tool zur Automatisierung, sondern als zentrales Wissenssystem, das vorhandenes Know-how im Unternehmen intelligent vernetzt und jederzeit verfügbar macht. Gerade im Kundenservice entsteht so ein klarer Wettbewerbsvorteil: schnellere Reaktionszeiten, geringere Kosten und eine konstant hohe Servicequalität.
Ausgangslage
Steigende Ticketzahlen bei begrenzten Kapazitäten
Ein mittelständischer Value-Added Distributor aus Süddeutschland, spezialisiert auf technische Produkte und individuelle Kundenlösungen, sah sich mit einer wachsenden Herausforderung im Kundenservice konfrontiert: steigende Support-Anfragen bei gleichzeitig begrenzten personellen Kapazitäten.
Das fünfköpfige Serviceteam arbeitete täglich an der Bearbeitung von Tickets, die sich häufig ähnelten, aber dennoch jedes Mal individuell geprüft und beantwortet werden mussten. Die Folge: hohe Auslastung, lange Bearbeitungszeiten und wertvolle Zeit, die in repetitive Aufgaben statt in komplexe Kundenfälle investiert wurde.
Lösung
Die DenkBox verbindet Ticketsystem und Unternehmenswissen
Mit der Einführung der DenkBox wurde dieser Prozess grundlegend transformiert. Die lokale KI Appliance ist über eine Schnittstelle mit dem bestehenden Ticketsystem verbunden und greift bei jedem neu eingehenden Ticket automatisch auf das gesamte vorhandene Unternehmenswissen zu.
Dazu gehören historische Support-Tickets, dokumentierte Lösungswege, interne Wissensdatenbanken und bisherige Kundenkommunikation. Dabei ist die DenkBox ausschließlich ins lokale Netzwerk der Firma eingebunden. Kundenanfragen und sensible Daten werden ausschließlich auf der DenkBox vor Ort verarbeitet.
Workflow
Ähnliche Fälle erkennen, Antworten vorbereiten
Innerhalb von Sekunden analysiert die DenkBox, ob es bereits ähnliche oder identische Anfragen gab. Auf dieser Basis schlägt das System dem Servicemitarbeiter konkrete Lösungsansätze vor, inklusive relevanter Hintergrundinformationen und erprobter Vorgehensweisen.
Zusätzlich erstellt die KI auf Wunsch direkt passende, professionell formulierte Antwortvorschläge für den Kunden.
Ergebnis
Schnellerer Support bei konstant hoher Qualität
Das Ergebnis ist ein deutlich effizienterer Supportprozess: Anfragen werden schneller bearbeitet, die Qualität der Antworten steigt durch konsistente Nutzung von vorhandenem Wissen, und das Team wird spürbar entlastet.
Besonders entscheidend: Durch die Automatisierung und intelligente Unterstützung konnte das Unternehmen seine Effizienz so stark steigern, dass die Arbeitslast eines gesamten Teammitglieds kompensiert wurde, ohne Einbußen bei Servicequalität oder Kundenzufriedenheit.
“Früher haben wir viel Zeit damit verbracht, alte Tickets zu durchsuchen oder Antworten neu zu formulieren. Heute liefert uns die DenkBox in Sekunden die passenden Lösungen und sogar fertige Antwortvorschläge. Das hat unseren Support nicht nur schneller, sondern auch deutlich strukturierter gemacht.”
Kundenservice mit lokaler KI entlasten
Sprechen Sie mit uns darüber, wie DenkBox Ihre Supportprozesse beschleunigen und Ihr vorhandenes Wissen besser nutzbar machen kann.